6.1 AUDITORIA NOCTURNA
Es la que se realiza a
diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a
los cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, además de
cumplir con sus funciones normales como auditor, el auditor nocturno está encargado
también de la caja de recepción durante la noche, con todas las funciones de
cajero de recepción. Su función principal, es chequear todas las cuentas vivas
y las cuentas ciudad de recepción.
El
auditor nocturno se encarga de revisar diariamente los cortes de cajas
departamentales y otros reportes que le permiten cerciorarse que los ingresos
del día se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las
políticas establecidas. Se llama nocturno porque el trabajo del auditor
nocturno comienza a las 11:00 PM; ya que a esa hora o un poco más tarde es
cuando llegan a la caja de recepción los últimos diarios de ventas y sus
respectivos comprobantes de los departamentos de alimentos y bebidas. El número
de auditores depende de la magnitud del hotel y del promedio de habitaciones
ocupadas. En función a las características especiales de operación de un hotel,
la hora más apropiada para realizar la auditoria es de las 9:00 PM a las 7:00
AM del día siguiente Sin embargo este horario tiende a variar de acuerdo al
hotel.
PERFIL IDEAL DEL AUDITOR NOCTURNO
·
Escolaridad: Estudiante o egresado de
Administración Hotelera, Contaduría Pública, Administración de Empresas.
·
Conocimientos Técnicos: Nociones
básicas de Contabilidad, Auditoria, Contabilidad y Administración Hotelera.
·
Experiencia Laboral: Preferiblemente un
(1) año como auxiliar de Contabilidad o Auditoria de Ingresos; o en la
industria hotelera, formando parte de la administración, cajero departamental,
recepcionista, etc.
·
Características Personales: Dinámico,
buena presencia, trato agradable, discreto, responsable, disponibilidad para
trabajar en horario nocturno, habilidad analítica y de juicio, meticuloso.
OBJETIVO DE LA
AUDITORIA NOCTURNA
Contribuir
al desarrollo y la proporción de los movimientos realizados durante la noche,
para así ayudar a la labor del auditor de ingresos en su tarea de elaborar,
supervisar y controlar la contabilidad del hotel.
El
auditor nocturno canaliza la operación de los cargos de los ingresos por ventas
y el auditor de ingresos hace la verificación y contabilización de dichos
ingresos del hotel.
Para
facilitar la labor al auditor de ingresos, el auditor nocturno agiliza su
trabajo con el sistema Fidelium.
FINALIDAD DE LA
AUDITORIA NOCTURNA
La
auditoria se realiza con la finalidad de facilitar el trabajo del auditor de
ingresos, ya que el auditor nocturno realiza el cuadre de los ingresos
obtenidos de las ventas hechas durante la noche, solo para que el auditor de
ingresos verifique y pueda hacer más fácil la contabilidad.
FUNCIONES DEL AUDITOR NOCTURNO
·
Verificar el trabajo de los cajeros de recepción.
·
Verificar que los servicios se hayan cobrado según la lista de
precios y tarifas estipuladas por el hotel.
·
Separar los ingresos por departamento, lavandería, restaurante,
bar, Room Service, teléfonos, reservaciones, anticipos, banquetes y eventos.
·
Atender la recepción y cualquier requerimiento de los huéspedes
durante la noche.
·
Realizar el check in y el check out que ocurra durante el turno.
·
Chequear y verifica que todos los huéspedes tengan la tarifa
correspondiente, de acuerdo a la habitación que tenga, si es corporativa o
reservación de agencia de viajes.
·
Chequear los descuentos y habitaciones complementarias autorizadas
debidamente con un soporte firmado por el Gerente General del hotel.
·
Chequea el reporte de extranjeros, para saber cuantas personas
llegan al hotel de otra nacionalidad.
·
Chequea los desayunos tipo buffet incluidos y que no los haya
cargado el restaurante en un cheque de consumo.
·
Chequea los cargos de propinas que se hayan en los “desayunos
incluido”.
·
Chequea los Paid Outs.
·
Chequea el cambio del dólar.
·
Chequear o revisar los City Ledger de los huéspedes que estuvieron
de salida ese día.
·
Chequea el folio de atenciones VIP.
·
Cuadra los cierres los puntos de ventas de alimentos y bebidas,
que les envían los cajeros departamentales en caso de que los haya, sino el
encargado debe cerrar la caja.
·
Cuadra todos los cargos con tarjetas de crédito.
·
Elabora un informe con todos los vouchers de tarjetas de crédito,
detallando cada una de ellas y los emite en la caja fuerte del hotel.
ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA AUDITORIA NOCTURNA
·
Los procedimientos de control.
·
Revisión contable de las operaciones.
·
Reportar actividad de los cajeros.
·
Análisis detallado de los cargos, lo
cual determina una reconciliación de los cargos por cuentas por cobrar.
REPORTE DE AUDITORIA NOCTURNA
El reporte de auditoria se
organiza dependiendo de las necesidades de información de cada hotel. Es una
herramienta que provee al hotel de la información financiera diaria del hotel.
·
Transaction Total: donde aparecen las
transacciones de los ingresos, clasificados en códigos por grupos con sus
respectivos montos, este reporte es el soporte del departamento de
contabilidad. De este reporte se obtiene el Daily Report, el Balance Check
Report y el Cover Report.
·
Manager report: es donde se encuentran
detallados los datos de las ventas de las habitaciones del día de hoy en
comparación con lo presupuestado y lo vendido el año anterior.
·
Balance Check Report: refleja todos los
códigos que tuvieron movimiento en el día, lo arroja el sistema y puede sacarse
a cualquier hora del día.
·
Cover Report: refleja los ingresos
extraordinarios, como los misceláneos por alquiler de salones de banquetes, o
cualquier petición del huésped que no se encuentre en la carta, como por
ejemplo un botellón de agua para la habitación.
·
Daily Report: se saca con los datos
reflejados en el Transaction Total, en el que se encuentran todos los ingresos
por ventas ya contabilizadas de habitaciones, alimentos y bebidas. Este reporte
se le pasa a la
Gerencia General.
·
Cashier Closings: reportes de los
cajeros de Recepción, que ya está cuadrado y con su reporte y es entregado al
Auditor Nocturno.
PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA NOCTURNA
·
Cargos a cuentas por cobrar, el posteo
de cargo debe ser finalizado.
·
Postear los cargos por habitación,
impuestos y teléfonos.
·
Distribuir los cargos, se separan los
cargos por departamento y por cliente.
·
Cada departamento envía su hoja de
control o resumen de ventas al auditor nocturno, de manera de comparar dicho
resumen con lo obtenido en la auditoria.
·
Realizar el balance de los créditos de
los folios, depósitos en efectivo y transferencias de créditos.
·
Verificar el balance.
·
El cajero de recepción hace su cuadre
de caja y lo entrega al auditor nocturno.
·
Revisar los movimientos de cajeros y sacar los reportes de pagos
(tarjetas de crédito, cheque, efectivo) y los reportes de cuenta ciudad (city
ledger por cajero).
·
Cerrar los puntos de ventas del hotel, se debe que haber
pre-registrado las reservas garantizadas en caso de no show (para pre-registrar
el auditor primero debe autorizar la tarjeta de crédito y verificar sí el
huésped está In House).
·
Revisar todas las llegadas extranjeras y verifica que estén todos
los números de pasaportes, procedencia de los huéspedes y destinos. El auditor
revisa que no haya doble registro y en caso de haber dos personas compartiendo
una habitación que tenga una tarifa No rate.
·
Verificar que todos los huéspedes In House tengan Rate Code, y no
existan diferencias en las tarifas. Si hay habitaciones de House Use el auditor
debe asegurarse que el Rate Code sea House y que en el renglón de Comp aparezca
una `H' de igual forma si es Complementary el rate code debe ser Comp y en el
renglón del mismo nombre debe aparecer `Y'
·
Ya verificadas todas las cuentas deben quedar en cero. Y se
comienza a imprimir todos los reportes antes de tumbar el sistema los cuales
son:
- Guest in house: Guest in house, Guest in house By Room Number, Guest
in house By Rate Code, Llegadas de Extranjeros.
- Housekeeping: House status
- Groups: Groups in house by room number
- Departures
- Reservations:
Arrivals, Arrivals and cl of today, Arrivals VIP, y Cancelations by cancel date
El
desarrollo de la auditoria nocturna es determinado por el tamaño del hotel, en
el caso de hoteles 5 estrellas por el volumen de operación generado; por esta
razón la auditoria nocturna se divide en General y Habitaciones.
AUDITORIA GENERAL
Es
la revisión de la operación de todas la áreas del hotel, de los departamentos
mayores (recepción, Alimentos y Bebidas, Banquetes, etc) y los menores
(lavandería, Teléfonos, etc) e excepción de Habitaciones que por su desarrollo,
requiere de una persona exclusiva para ello. En la Auditoria General
el ciclo de trabajo viene dado por la comparación de los documentos generados
por los departamentos operativos, los cuales se revisan minuciosamente y se
cotejan con todos los registros que estén en el sistema de FRONT OFFICE del
hotel.
AUDITORIA DE HABITACIONES
Es
la comienza con una revisión del status físico de todas las habitaciones en el
sistema para así obtener las discrepancias de habitaciones, que serán resueltas
posteriormente por el gerente nocturno y actualizadas en el sistema para
conciliar ambos sistemas. Luego pide una serie de reportes que serán revisados
al día siguiente por la
Gerencia de Habitaciones como el Arrivals, Departures, VIP,
imprime las tarjetas de registro de los huéspedes próximos a llegar al hotel,
además revisa las reservaciones que están garantizadas o no. Por ultimo se debe
correr un proceso en el sistema llamado Cargo de Habitaciones, cuando ya esto
esta hecho el auditor general ha finalizado la revisión de toda la operación
del día y todos los puntos de ventas están cerrados, después de coincidir estos
dos procesos, el auditor procede a correr el llamado “Fin de Día”, lo que
consiste en que el sistema cambie de fecha y todos los registros quedan
acumulados en el sistema, de esta operación se generan los reportes para el
auditor de ingresos.
HABITACIONES E IMPUESTOS
La
cantidad de ventas de habitaciones es importante para el éxito de un hotel, dicen
al gerente que proporción de ingresos está entrando por cuartos. Los valores
reflejados en ventas de habitaciones representan el total de rentas posteadas a
los folios de los huéspedes.
Este
saldo es verificado contra el reporte de ama de llaves y revisado contra el
rack de habitaciones o reporte de ocupación. Los impuestos correspondientes se
obtienen al activar la función de cargar impuestos.
VENTAS TOTALES DE RESTAURANTES E IMPUESTOS
Este
total muestra todas las ventas incurridas por restaurantes y puntos de venta de
alimentos en el hotel. Estas cantidades son verificadas contra el reporte
diario de ventas, contra las cintas de auditoria de los puntos de venta de
restaurantes o demás puntos de venta.
PROPINAS DE
RESTAURANTE, ROOM SERVICE, BANQUETES Y BARES
Las
propinas pagadas a los meseros o personal de servicio representan un control
importante. En cualquier caso los vouchers, propinas cargadas a las cuentas de
los clientes, propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con
dinero de la caja y los vouchers de tarjetas de crédito son utilizados para
verificar este total.
ROOM SERVICE
Algunos
hoteles reportan estas cantidades por separado, debido a que preparan
promociones especiales y campañas de mercadotecnia para incrementar el consumo
en Room Service.
VENTAS DE BANQUETES
Los
hoteles con un volumen de operación alto en banquetes, reportan las cantidades
de este concepto por separado; es decir, no lo incluyen con restaurantes. Estas
cantidades son el total de los cheques que son cargados a banquetes. El auditor
nocturno debe revisar la bitácora de eventos para asegurarse que todos los
eventos programados han sido cobrados.
VENTAS DE BAR DE BANQUETES Y BARES EN GENERALES
Esta
cantidad es originada por las máquinas registradoras de los puntos de venta. El
total de los diferentes puntos que sirven bebidas alcohólicas son reportados al
front office por medio del reporte diario de ventas. Cada reporte es acompañado
por las cintas de auditoria de las maquinas registradoras.
RENTA DE ESPACIOS
Son
las rentas cobradas por salones de banquetes o de reuniones. El auditor
nocturno cruzará esta información contra la bitácora de eventos para estar
seguro que se han cargado las rentas.
VALET
Los
servicios de lavandería y tintorería, esta cantidad debe ser moni toreada
debido a que el hotel paga bajo la permisa “cuando la ropa se haya regresado”.
Algunos hoteles mantienen un diario de tintorería y lavandería donde registran
toda la información. De este se generan los vouchers para ser cargados a los
folios de los huéspedes.
CARGOS POR TELÉFONOS
El
auditor nocturno traslada todos los cargos de teléfono que le pase al área de
teléfonos, por medios de voucher de cargo, a los folios de huéspedes.
ESTACIONAMIENTO
Si
se cuenta con un estacionamiento que da servicio a huéspedes y público en
general puede cobrar mediante efectivo, vales de estacionamiento, o tarjetas de
crédito. Los huéspedes en el hotel por lo general cargan estas cantidades a sus
folios. El responsable del estacionamiento prepara un reporte diario de
efectivo y cargos por cada turno. La documentación de apoyo incluye tickets de
estacionamiento, cintas de máquinas registradora, vouchers, etc.
TOTAL DE INGRESOS Y TOTAL DE CANCELACIONES
Las
cantidades representan las transacciones en efectivo y cargos del día, que han
sido reflejadas. A lo largo del día el gerente del Front Office autoriza Paid
Outs (servicios de lavandería, propinas, taxi, etc), descuentos (por cargos en
restaurantes o habitaciones) y ajustes (en habitaciones, teléfonos,
restaurantes), bajo la modalidad de cancelaciones o amortizaciones a las
cuentas de los clientes.
TARJETAS DE CRÉDITO Y EFECTIVO APLICADO A CUENTAS POR COBRAR
A
lo largo del día el contralor del hotel puede solicitar a los cajeros o
recepcionistas, que posteen cheques y efectivo recibido de las agencias de
tarjetas de crédito, de cuentas por cobrar a empresas y cuentas del city
ledger. Estos cheques y pagos en efectivo representan cargos por banquetes
reservados, rentas por habitaciones, entre otros.
REPORTE DE CAJA
En
algunos hoteles el recepcionista o el cajero es responsable de recolectar los
reportes diarios departamentales. En esos casos el efectivo y los vouchers de
tarjeta de crédito son sumados al reporte de turno del cajero de recepción. Se
incluyen en ese reporte las cantidades de efectivo y cheques de tarjeta de
crédito recibidos y aplicados a cuentas por cobrar. Cada reporte de cajero es
verificado contra los reportes diarios departamentales.
AUDITORIA DE INGRESOS
Es
la revisión total o selectiva del registro y cobro del los servicios que
proporciona el hotel, mediante el análisis y verificación de los cortes de caja
departamentales y otros reportes, con el objeto de cerciorarse que se incluya
la totalidad de los servicios prestados, que el cobro se realiza conforme a las
tarifas y plazos autorizados y que el registro de los mismos se haga en el
periodo al que corresponden.
FUNCIONES DEL AUDITOR DE INGRESOS
·
Emite el Daily Report para ser enviado
a la gerencia y a los jefes departamentales.
·
Recibe los sobres de depósitos de los
cajeros departamentales y los verifica.
·
Verifica que los posteos en el sistema
estén correctamente registrados y reflejen la realidad de los ingresos del día.
·
Transferir al asistente contralor de
folios, vouchers, cheques de consumo y demás reportes de las ventas a crédito
durante el día.
·
Elaborar diariamente el reporte de los
cajeros, que refleja los faltantes y sobrantes de las cajas de cada turno.
·
Supervisa el trabajo de los cajeros
departamentales, cajeros de recepción y cajeros de restaurantes.
·
Diseñar y evaluar controles en los
procesos de posteos en los centros de ingreso del hotel.
·
Emitir órdenes de pago en tips a la
sección cuentas por pagar.
·
Llevar el control de auditoria de caja,
de ventas (A y B) y la numeración de la maquina de auditoria.
·
Llevar el control de libros de cheques,
bares y restaurantes, notas de crédito, slip de lavandería, slip de larga
distancia y los slips de depósitos de reservaciones.
ALGUNOS REQUISITOS PARA EL CARGO DE AUDITOR DE INGRESOS
Experiencia
mínima de 2 años en el área de auditoria de habitaciones y ventas hoteleras,
mínimo Técnico Superior Universitario y edad comprendida entre 25 y 35 años.
Las
tareas contables del auditor incluyen asentar los cargos de las habitaciones y
los impuestos en las cuentas del huésped; asentar los cargos adicionales como
teléfono, restaurante, proyección de películas en las habitaciones, servicio de
lavandería, entre otros servicios, hacer el balance de los pagos y cargos de
los huéspedes contra el saldo del día anterior y realizar taras de contabilidad
para otros departamentos que lo requieran. El auditor nocturno también revisa
el estado de crédito y verifica las cuentas que excedan el limite autorizado,
además de revisar el estado de las habitaciones para el día siguiente de
trabajo. Cuando los huéspedes llegan o parten durante el turno de la noche, el
auditor se encargará del registro de entrada y salida y de desempeñar sus
funciones como cajero.
Una
responsabilidad importante es la de preparación de un balance, el cual es un
reporte que compara los totales departamentales diarios con el total diario de
todas las cuentas o cheques asentados en las cuentas de los huéspedes. El total
de ventas reportado por los diversos gerentes de departamento debe cuadrar con
el total de todas las cuentas o cheques. Al final de cada día, se necesita un
resumen completo del tipo y cantidad de negocios realizados por cada
departamento. Si existe alguna discrepancia con alguno de los reportes
entregados por cada departamento con el resumen que el auditor realizó, éste
deberá encontrar el error e iniciar una acción para corregirlo; si el error lo
cometió él mismo en sus cálculos, podrá corregirlo con facilidad. Otros errores
pueden ser insignificantes o realmente notorios, como algún fraude realizado
por algún empleado.
Cualquiera
sea el error es indispensable localizar el error y solucionarlo, sin importar
las consecuencias.
