OPERACIONES PRINCIPALES, CONTROL ADMINISTRATIVO Y REGISTRO
CONTABLE
HOSPEDAJE:
La operación de hospedaje se inicia cuando se
recibe en el hotel una reservación. Los datos del futuro huésped se anotan en la Hoja de Reservaciones, una
vez que previamente se ha verificado si hay habitaciones disponibles en la
fecha requerida. Al finalizar el día las hojas de reservación se registran en la Concentración de
Reservaciones del Día. Es importante que una vez que el hotel ha aceptado la
reservación se exige un depósito
correspondiente al importe de una noche.
REGISTRO:
Cuando
el huésped se presenta en el hotel debe anotar sus datos en una tarjeta de
registro proporcionada en la recepción del hotel. Se deberán formular 4 copias,
para enviarlas a: al tablero de ocupación, conmutador telefónico, departamento
de ropería y al tablero de información.
El
objeto de este registro es:
- Conocer
visualmente los cuartos que están ocupados y los vacantes.
- Poseer
los datos de los huéspedes y en caso necesario dar información a terceros.
- Atender
llamadas recibidas o solicitadas por los huéspedes.
- Para
verificar la limpieza y orden de la habitación ocupada por medio de la ama
de llaves en sus revisiones diarias.
APERTURA DE ESTADO DE CUENTA.
Inmediatamente
después del registro deberá abrirse el Estado de cuenta correspondiente en la
que se anotarán todos los servicios consumidos por el huésped, día, costo,
cuarto y el saldo que lleva; deberá estar foliado, siendo deseable que coincida
con el de la tarjeta de registro y que contenga los requisitos fiscales.
LIMPIEZA
Y SUPERVISIÓN DE CUARTOS.
INFORME DEL
AMA DE LLAVES
Diario,
el departamento de ropería deberá hacer una verificación física de los cuartos
ocupados para atender los servicios de aseo del cuarto, hacer camas, poner
toallas limpias, accesorios, checar el consumo del servi-bar, reportar alguna
falla en las instalaciones y será responsabilidad de camaristas y ama de llaves
elaborar un reporte.
Se
deberá enviar el original a la oficina de recepción y la copia al departamento
de contabilidad.
INFORME DEL DE
OCUPACIÓN DE CUARTOS.
La
recepción elaborará un informe anotando el número de cuartos ocupados, vacíos,
fuera de servicio, de cortesía, el número de personas y costo de habitación.
Enviará el original a la gerencia y la copia junto con el informe del auditor
nocturno, el departamento de contabilidad para su verificación y registro.
ALIMENTOS Y BEBIDAS:
El
servicio de restaurant que proporcionan los hoteles está constituido por dos
secciones: la cocina y el comedor.
LA COCINA.
Se
controlan y se determinan los costos y gastos de la elaboración de alimentos.
EL COMEDOR.
Se
controlan y cuantifican los ingresos por la venta de los alimentos.
GASTOS Y
COSTOS DE ALIMENTOS.
Los
gastos y costos de cocina más importantes están constituidos por los alimentos,
existen los de fácil descomposición o perecederos y los duraderos. Los
perecederos se cargan directamente al costo de ventas y los otros se llevan a
un almacén y después con vales de salida se llevan a la misma cuenta de costos.
INGRESOS.
LA COMANDA.
El
control se efectúa por medio de una comanda, lista donde se escribe lo que se
consume por el huésped sin precios, foliada, que deberá ser emitida en 3
tantos, la original se enviará al jefe de cocina para que se preparen los
alimentos, la siguiente al cajero para que formule la cuenta cheque y la otra
para el checador, quien supervisa que se preparen los alimentos formulados.
CUENTA
CHEQUE.
Con
la copia de la comanda el cajero formulará la cuenta cheque que es una nota
donde se escribe el consumo con importes y se anotará en el informe diario de
ventas.
El
informe una vez totalizado se envía al departamento de contabilidad junto con
el sobre que contiene el corte de caja o reporte de cajeros.
OTROS
SERVICIOS.
Los
servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. deben
registrarse en notas especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas
notas se concentran en un informe diario de cada servicio.
REGISTRO CONTABLE:
Existen diversos casos para el registro contable de
las operaciones de hotelería, el primer caso se deriva de la conformación de la
tarifa de hospedaje; donde ésta se conforma por: Renta de la habitación, el
Impuesto al Valor Agregado correspondiente y el Impuesto local al Hospedaje, de
acuerdo a las tasas marcadas en las Leyes de Ingresos de cada Entidad
Federativa.
TARIFA
AL PÚBLICO DE UN HOTEL
|
|
EN
NAYARIT
|
|
TARIFA
DIARIA
|
833.00
|
Renta
de Habitación
|
700.00
|
I.
V. A. (16%)
|
112.00
|
Impuesto
al Hospedaje (3%)
|
21.00
|
Donde la renta de Habitación es cuenta de Resultados
Acreedora, y las otras dos, son de Pasivo Circulante.
Cuando se solicita un depósito en efectivo para
garantizar la reservación, interviene otra cuenta de Pasivo Circulante
denominada “Saldo de Huéspedes”, quedando el registro como sigue:
Registro
del Depósito
|
||
Caja
|
500.00
|
|
Huéspedes
|
500.00
|
|
En todos los casos, es conveniente manejar como
subcuentas los números de habitación correspondiente.
Otra situación es que se realice una reservación vía
telefónica, fax o Internet, depositándonos en cuenta la tarifa correspondiente,
quedando así:
Reservación
con Pago Anticipado
|
||
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
Bancos
|
2,499.00
|
|
Renta
de Habitación
|
2,100.00
|
|
I.
V. A. (15%)
|
336.00
|
|
Impuesto
al Hospedaje (3%)
|
63.00
|
|
Por último, es posible reservar a través de Agencias
de Viajes, empresas a las que se les paga una comisión por el servicio:
Reservación
por Agencia de Viajes
|
||
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
Clientes
|
2,450.28
|
|
Renta
de Habitación
|
2,100.00
|
|
I.
V. A.
|
336.00
|
|
Impuesto
al Hospedaje (3%)
|
63.00
|
|
Comisión
Agencia
|
42.00
|
|
I.V.A.
Acreditable (Por la comisión)
|
6.72
|
|
Sumas
Iguales:
|
2,499.00
|
2,499.00
|
Cuando
la Agencia de Viajes Paga
|
||
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
Bancos
|
2,450.28
|
|
Clientes
|
2,450.28
|
|
Sumas
Iguales:
|
2,450.28
|
2,450.28
|
El Departamento de Ama de Llaves también genera
movimientos contables derivados de la función de Limpieza y Supervisión; éstos
son generalmente por los consumos del Servibar y eventualmente por faltantes de
blancos atribuibles al huésped.
Cargos
por Ama de Llaves
|
||
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
Huéspedes
|
870.00
|
|
Consumo
de Servibar
|
250.00
|
|
Blancos
Faltantes
|
500.00
|
|
I.
V. A Trasladado
|
120.00
|
|
Sumas
Iguales:
|
870.00
|
870.00
|
También se realizan consumos en Restaurantes, bares
y servicios adicionales como lavandería, tintorería y servicios telefónicos; a
los que es posible adicionar propinas, que se deben distribuir según su
naturaleza.
Cargos
por Consumos Diversos
|
||
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
Huéspedes
|
1,378.80
|
|
Restaurant
La Palapa
|
280.00
|
|
Bar
El Trago
|
360.00
|
|
Tintorería
|
150.00
|
|
Servicio
Telefónico
|
60.00
|
|
Café
El Descanso
|
80.00
|
|
I.
V. A Trasladado
|
148.80
|
|
Propinas
|
300.00
|
|
Sumas
Iguales:
|
1,378.80
|
1,378.80
|
DOCUMENTOS
DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES
Los
documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la
elaboración de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de
remisión, facturas, recibos, vales, nomina, reporte diario de ocupación,
resumen diario de ventas de alimentos y bebidas, reporte diario de tintorería,
reporte diario de mercancías recibidas, fichas de depósitos bancarios, relación
de cobradores, relación de remesas de efectivo, avisos bancarios de cargos y
abonos, informes de cajeros departamentales, informes de cajeros de recepción,
notas de salida o requisiciones de almacén etc.
POLIZAS DE INGRESOS POR VENTAS
Este documento se formulara con base
en lo siguientes reportes diarios:
- De ocupación de cuartos
- De ventas de alimentos y bebidas
- Diario de tintorería
- Teléfonos
- Lavandería
- De lectura
para uso del auditor nocturno
POLIZAS DE COMPRAS
Se
preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén, el cual se hará
de acuerdo a las remisiones y facturas. Compras de alimentos y bebidas,
suministros generales y de otros artículos detallando los nombres de
proveedores por compras hechas a crédito y al contado, con objeto de hacer las
anotaciones correspondientes en los auxiliares
POLIZA DE INGRESOS POR DEPÓSITO DEL
BANCO
Su
base de preparación será el informe diario del cajero general, en el cual se
detallan todas las operaciones de entradas a caja ocurridas en un día.
POLIZA DE EGRESOS Y POLIZA DE CHEQUE
Se
expedirá por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que
establezca cada empresa.
Se
usara como documento contabilizador una copia de la llamada póliza-cheque, la
que se registra diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos
de cheques expedidos.
POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS
- Se
expedirá por provisión para pago de nominas, honorarios, sueldos, etc.
- Provisión
para pago de impuestos, derechos y servicios públicos etc.
- Por
ajustes, traspasos etcétera.
POLIZA DE CUENTA POR COBRAR
Se
formulará para registrar las ventas a crédito. Su fuente de origen es la
relación de cuentas por cobrar que elabora el auditor nocturno, de acuerdo con
la documentación comprobatoria firmada por los clientes o huéspedes y demás
reportes que proporciona los diferentes departamentos productivos tales como
restaurantes, bares, teléfonos, lavandería tintorería y otros.
POLIZA DE AJUSTES Y DESCUENTOS
Se
formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por modificaciones de tarifas o
por descuentos en alimentos, bebidas, tintorería, lavandería, teléfonos,
telégrafos, estacionamiento etc.
POLIZA DE
COSTO
Se
prepara cada fin de mes con base en la determinación de los siguientes datos de
alimentos y bebidas.
- Ventas totales
- Ajustes y
descuentos
- Relación de
cortesías a precio de venta
- Relación de
cheques de consumo de funcionario y empleados firmados a precio de venta
- Importe de
inventarios iniciales
- Importe de
compras netas
- Costo de ventas
bruto
- Costo de ventas
aparentes
- Relación de los
inventarios finales debidamente valuados
- Importe de las
deducciones al costo de ventas bruto a empleados, ventas a empleados,
traspasos entre los restaurantes y
bares, cortesías de huéspedes, roturas y pérdidas al costo.
- Costo de ventas
neto
- Factores de
costo de venta neto, en relación con las ventas netas.
LIBROS Y REGISTROS
LOS
PRINCIPALES SON:
Mayor
Diario
general
Libro
de actas
Diario
de ingresos por ventas
Diario
de cuentas por cobrar
Diario
de compras
Diario
de egresos o de cheques expedidos
Diario
de ingresos o de depósitos al banco
Diario
de operaciones diversas
Diario
de salidas de almacén
OPERACIONES
CARACTERÍSTICAS EN LA HOTELERIA
El
sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su
operación que las distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria
el control de los ingresos se ejerce principalmente por medio de:
- Cajas registradoras de recepción
- Cajas registradoras por departamento
- Elaboración inmediata de notas a cargo por
otros servicios que produzcan ingresos
C7-1 #11 Cristina sinahy Lara rodriguez
ResponderEliminarSiempre es importante para nosotros como futuros contadores conocer de las leyes que hay que aplicarse a cada una de las organizaciones, en el caso de los establecimientos utilizados para el hospedaje existe un capitulo de la ley de hacienda del estado de nayarit donde estipula las obligaciones que tiene el contribuyente como dueño del hotel.
C71 #08
ResponderEliminarEn este tema nos da las bases de las cuentas a utilizar dentro de la contabilidad y registro de operaciones de un hotel y nos muestra un ejemplo claro y sencillo que ayuda y facilita la comprension de esto, lo cual me parece de gran ayuda para nuestro perfil educativo
C7-7 05 Se hablo sobre el registro que se debe de llevar desde que los huéspedes llegan al hotel, para poder tener un buen control administrativo dentro de la organización. Como también se menciona que se hacen registros contables cuando la habitación está ocupada y se les van proporcionando los servicios del hotel, como la habitación, la limpieza, el restaurante, etc todo esto para un buen control.
ResponderEliminarC7718 A mi parecer existe mucha semejanza en el manejo contable comparado con otro tipo de empresas aunque me ha sorprendido la cantidad de puestos que podemos encontrar en un establecimiento de este tipo
ResponderEliminarC7-1 15
ResponderEliminarEn este tema se hablo de la operación de hospedaje, de como se debe de registrar a la llegado de un huésped, así como la importancia y utilidad que tiene llevar el registro.También se hablo la apertura del estado y el registro de algunas de las operaciones que se realizan a llegada de un huésped.
Por ultimo se comentaron los diferentes documentos de soporte (diferentes pólizas) que puede tener un hotel como comprobación en la elaboración de un documento, los principales libros y registro, así como las operaciones que caracterizan a la hoteleria.
C7-6 López López Iris #11
ResponderEliminarLlevar a cabo el registro contable del hotel es de gran importancia, ya que agiliza todas las operaciones tanto contables como administrativas.
Es conveniente que la mayor parte del personal que realiza estos registros esté familiarizado con las funciones contables que se realizan, para que tengan conocimiento de la importancia que tiene el llevar el registro de las operaciones de manera adecuada, evitando así alguna confusión al momento de su captura.
El registro contable de las operaciones dentro de un hotel sirven para tener un control sobre ingresos, inversiones y gastos que tiene este. Aquí se ha comentado algunas de las formas de contabilizar algunas de las actividades que se podrían llevar a cabo dentro del hotel.
ResponderEliminarNO PUSISTE GRUPO Y NUM DE LISTA
EliminarPara lograr tener un control sobre las operaciones que realiza una empresa, en éste caso un hotel, se debe registrar cada una de las operaciones que tengan que ver con entradas o salidas de efectivo, las entradas o salidas del almacén, los pagos a proveedores, las nóminas de los empleados, entre muchas otras más operaciones. Estos registros deben contabilizarse en diferentes cuentas que exclusivamente las utilizan las empresas de éste giro para lograr identificar todas las operaciones realizadas. Existen diversos tipos de pólizas y libros que se utilizan para registrar todas las operaciones.
ResponderEliminarNO PUSISTE GRUPO Y NUM DE LISTA
EliminarC7-1 #16
ResponderEliminarEl registro contable de las operaciones de un hotel es de gran importancia y de gran ayuda porque permite llevar el control de todos los movimientos realizados dentro de la organización, como por ejemplo: los ingresos y los egresos, y en general, todas las actividades que se realicen.
C7-1 #07
ResponderEliminarPor lo regular en las empresas hoteleras iniciará a prestar un servicio con las actividades que en éste texto se han mencionado, similares en cuanto al proceso, pero claro que cada hotel tendrá sus diferencias con otros en cuanto a la aplicación del mismo.
Cabe destacar el impuesto único que grava a las empresas Hoteleras, que es, el Impuesto sobre Hospedaje, siendo este el 3% sobre el costo base del servicio comprado.
El correcto y adecuado registro contable de éste impuesto y de cada una de las operaciones de un hotel, es muy importante para el control tanto de ingresos como de gastos.
disculpen !
ResponderEliminarSoy de peru y poezh como se llevaria la contabilidad sobre una empresa de hoteleria?
Hola soy de República Dominicana y me parece super interesante todos sus aportes muchas gracias toda opinion cuenta porque el saber no pesa
ResponderEliminarExisten diversos casos para el registro contable de las operaciones de hotelería, el primer caso se deriva de la conformación de la tarifa de hospedaje. https://www.excel-accounting-budget-analysis.com/ herramienta con la que puedes contar para simplificar, a bajo costo, todo tipo de procesos contables
ResponderEliminarFelicitaciones por publicar casos prácticos, que son de gran utilidad para la enseñanza contable
ResponderEliminargracias me sirvió de mucho saludos
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